Bulletin de l'AQTr #32 - 2015 : Procédure pour l'achat (ou la vente) d'une école de conduite

L’Association québécoise des transports (AQTr) a mis à jour la procédure relative à la vente ou l’achat d’une école de conduite. Celle-ci annule et remplace celle diffusée le 21 octobre 2013.

Veuillez noter que la vente ou l’achat d’une école de conduite implique automatiquement la fermeture de la reconnaissance existante, celle du vendeur, et l’émission d’un nouveau numéro de reconnaissance pour la nouvelle école, celle de l’acheteur. Cette étape est entamée par l’AQTr au terme du processus de vente. En effet, en vertu de l’article 4.5 du Cahier des Exigences de la Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ), « une reconnaissance n’est pas transférable ».     

Afin de mener à bien le processus de vente d’une école de conduite reconnue, il est judicieux que le vendeur et l’acheteur suivent chacune des étapes le concernant dans le processus de vente détaillé ci-dessous :  

Actions à entreprendre par le vendeur de l’école de conduite :

1. Aviser l’AQTr de la vente de l’école de conduite

Dès que le vendeur s’entend avec un acheteur pour la vente de son école de conduite, celui-ci doit sans délai en informer par écrit sa coordonnatrice et lui communiquer les informations suivantes :

• La date de signature du contrat de vente de l’école;

• Le nombre d’étudiants actifs à ce jour;

• Les noms et les coordonnées de l'acheteur de l’école.

2. Assurer la mise à jour du dossier administratif de l’école de conduite  

Le vendeur est responsable de la conformité du dossier de son école. Il se doit, le cas échéant, de finaliser tous les suivis administratifs en cours avant la date de vente.  

3. Acquitter toute somme due à l’AQTr

Le vendeur est dans l’obligation de payer toutes les factures relatives à l’achat de produits et aux services rendus par l’AQTr.

Toutefois, si la vente de l’école implique un engagement de la part de l’acheteur à payer les dettes de l’école, le propriétaire doit en informer l’AQTr. De plus, les parties devront prévoir d’indiquer une clause au contrat à cet effet.

4. Assurer la fermeture des dossiers-élèves

Il est du ressort et de la responsabilité de l’école qui vend de mettre un terme aux dossiers de tous ses étudiants. Plus précisément, le vendeur de l’école doit :

• Transmettre à l’AQTr la liste des étudiants encore actifs à ce jour;

• Remplir le formulaire de résiliation afin de mettre fin aux contrats de vente;

• Rembourser si besoin le montant trop perçu à l’étudiant et mettre une photocopie du chèque dans le dossier-élève**;

• Émettre au nom de son école les attestations de tous les élèves en les signant de sa propre main, en y apposant le sceau de son école, et en indiquant une date antérieure à celle de la fermeture. Par ailleurs, il faut aussi hachurer les cases vides ou indiquer la mention « sans objet » (s/o);

• Cocher la case appropriée pour attester que le cours de conduite est soit réussi, soit incomplet;

• Remettre à l’AQTr les formulaires d’attestations et les numéros de lots d’attestations non utilisés. 

  * Il est à noter qu’il existe une alternative à la fermeture des attestations par le propriétaire existant (le vendeur). En effet, l’AQTr, à la demande du vendeur, peut consacrer du temps à l’école pour se charger de la fermeture des attestations. Ainsi, l’AQTr émettra elle-même les attestations aux élèves actifs de l’école qui seront transférés à la nouvelle école. Pour ce faire le vendeur et l’acheteur doivent le décider à l’avance et en informer par écrit l’AQTr en spécifiant qui du vendeur ou de l’acheteur payera les frais encourus pour le service rendu. Il est à noter qu’une estimation du coût (la fermeture d’un dossier-élève revient à 10 $ / dossier) pour la fermeture des attestations par l’AQTr sera faite à l’école avant d’entamer ces activités.

Actions à entreprendre par l’acheteur de l’école de conduite :

L'acheteur est dans l’obligation de :

1. Vérifier s’il répond aux critères d’admissibilité à la reconnaissance d’une école de conduite reconnue, en cliquant ici

2. Faire une demande d’ouverture de dossier

• Remplir et transmettre le formulaire d’inscription (disponible ici) dûment rempli en s’assurant de spécifier qu’il s’agit d’une demande de reconnaissance dans le cadre de l’achat d’une école de conduite.;

• Joindre le paiement des frais d’ouverture de dossier;

NB. – À la réception du formulaire et du paiement des frais d’ouverture de dossier, l’AQTr fera parvenir au nouveau propriétaire le « Guide de demande de reconnaissance ». Ce guide détaille la marche à suivre, les documents de référence et précise les coûts reliés à l’obtention de la reconnaissance;

• Faire parvenir à l’AQTr le document prouvant que la transaction a été faite : contrat de vente, acte notarié, etc.

• Faire parvenir à l’AQTr les documents suivants avant la date de la transaction : Attestation récente de vérification des antécédents criminels, le formulaire de paiement des frais d’accompagnement à la reconnaissance, le formulaire d’acceptation des conditions de demande de reconnaissance, la déclaration de solvabilité, le formulaire de personne responsable, le REQ avec l’adresse de l’école, la liste du personnel enseignant, la liste des véhicules, le contrat de vente des élèves et la liste d’élèves transférés.

• Enfin, il doit s’assurer que son dossier est finalisé auprès de l’AQTr et qu’un nouveau numéro de reconnaissance lui a été attribué avant de débuter les opérations.

Prenez note que selon l’article 2.5 des Exigences, « toute information fournie par l’école de conduite candidate à l’organisme agréé doit être complète et exacte. L’admissibilité de l’école à la reconnaissance est conditionnelle à l’exhaustivité et à l’exactitude des informations que doit fournir l’école ». Dès lors, si suivant l’analyse de la demande, il s’avère que l’acheteur n’est pas admissible à l’obtention d’une reconnaissance, il sera de la responsabilité du vendeur de remettre tous les dossiers élèves à l’AQTr.

 Actions to be performed by the buyer of the driving school:

The buyer has to:

1. Make sure that he is eligible to open a driving school by clicking here

2. Submit a request for opening a file at the AQTr, i.e.:

• Fill in and send to the AQTr the driving school recognition form (available here). Also, he has to mention that it is a request for opening a driving school in the process of buying an existing school;

• Pay for the file opening fees.

  Please note that once the AQTr receives both the recognition and payment forms, she will send the owner-to-be the “Guide de demande de reconnaissance”, which describes the steps to follow, the reference documents and the costs related to the school recognition;

• Send to the AQTr the following documents prior to the date of the sale of the driving school: a recent Attestation of a Criminal Background Check, the complete payment form for the recognition fees, the filled in form “formulaire d’acceptation des conditions de demande de reconnaissance”, a proof of solvency, the Person of Authority Declaration Form, the “REQ” with the mention of the address of the school, the staff list, the list of the vehicles, the driving course contract, the list of the students who will be transferred to the new school.

• In short, he has to make sure his driving school opening file is complete and that the AQTr has provided him with a new school recognition number before operating.

Please note that according to the article 2.5 of the Detailed Requirements, “all information given to the accreditation body by the driving school must be complete and accurate. The driving school’s eligibility for recognition is conditional on the completeness and accuracy of the information required”. Thus, if after analysing the recognition request the AQTr realizes that the applicant is not eligible to opening a driving school, it will consider the seller responsible for handing out himself all the students’ files to the AQTr.